1. Prinsip Transparansi & Keadilan Transaksi
PT Samasta Teknologi Nuswantara berkomitmen menjamin seluruh transaksi digital di ekosistem AKSARA berjalan secara transparan dan berkeadilan. Kami menyediakan prosedur mitigasi apabila terjadi anomali pembayaran perbankan, mutasi ganda (*duplicate charges*), atau ketidaksesuaian modul layanan sesuai regulasi perlindungan konsumen dan Bank Indonesia.
2. Ketentuan Pengembalian Dana Langganan SaaS Institusi
Bagi institusi sekolah atau yayasan pendidikan yang berlangganan paket tahunan AKSARA (Basic, Professional, Advanced, Corp):
Jika dalam kurun waktu 14 hari kalender sejak tanggal aktivasi lisensi sistem pihak sekolah mengalami kendala teknis fatal yang terbukti tidak dapat diselesaikan oleh tim teknis kami, sekolah berhak mengajukan pengembalian dana 100% dari biaya lisensi perangkat lunak tahunan.
Institusi dapat menghentikan perpanjangan langganan untuk tahun berikutnya dengan mengajukan pemberitahuan tertulis paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sebelum masa aktif tahun berjalan berakhir tanpa denda pembatalan apa pun.
3. Pengembalian Dana Pembayaran SPP & Tagihan Siswa
Dalam transaksi pembayaran tagihan pendidikan digital oleh orang tua atau wali murid:
- Pembayaran Ganda (*Duplicate Payment*): Apabila rekening orang tua terpotong dua kali untuk tagihan nomor invoice yang sama akibat *timeout* koneksi perbankan, kelebihan dana akan dikembalikan 100% setelah rekonsiliasi mutasi dengan mitra Payment Gateway resmi.
- Kelebihan Nominal Bayar: Selisih lebih bayar akan dialihkan sebagai saldo deposit kredit tagihan bulan berikutnya atau ditransfer kembali sesuai permohonan wali murid.
- Pembatalan Pendaftaran & Mutasi: Pengembalian dana pendaftaran PPDB atau uang pangkal siswa yang mutasi sepenuhnya tunduk pada Peraturan & Kebijakan Internal Masing-Masing Sekolah Mitra. AKSARA akan membantu eksekusi teknis refund setelah ada persetujuan resmi dari kepala sekolah/bendahara.
4. Prosedur & Alur Pengajuan Pengembalian Dana
Kirim email ke finance@samastanuswantara.com melampirkan Nomor Invoice, Bukti Transfer, Nama Institusi/Siswa, dan Nomor Rekening Pengembalian.
Tim Finance memverifikasi data transaksi dengan mutasi Payment Gateway dan bendahara sekolah dalam 1 – 3 hari kerja.
Setelah disetujui, dana dikembalikan ke rekening pengirim awal atau reversal gateway dalam kurun waktu 3 – 7 hari kerja perbankan.
5. Kondisi Pengecualian (Non-Refundable)
- Biaya *switching* jaringan perbankan atau *convenience fee* pihak ketiga yang telah dipotong oleh jaringan sistem pembayaran secara resmi.
- Langganan SaaS tahunan yang telah melewati masa garansi evaluasi 14 hari kalender tanpa adanya pelaporan galat teknis tertulis.
- Layanan pelatihan on-site atau kustomisasi khusus yang telah selesai dilaksanakan secara fisik di lokasi sekolah.